บทที่ 6 จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

แนวความคิด

                การบริการที่ได้รับความนิยมสำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตอย่างยิ่ง  ก็คือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  ดังนั้นผู้ใช้ต้องศึกษารูปแบบประเภท  และขั้นตอนในการใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  รวมทั้งสมัครเพื่อขอใช้บริการ  และฝึกการใช้บริการจากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์   จะทำให้เรามีช่องทางในการสื่อสารได้อีกรูปแบบหนึ่ง  ซึ่งผู้ใช้สามารถรับ-ส่งข้อมูลข่าวสารกันได้อย่างสะดวก  รวดเร็ว  และเป็นรูปแบบของการให้บริการฟรี  จึงได้รับความนิยมสำหรับผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน

สาระการเรียนรู้

1. โปรโตคอลสำหรับการรับส่งอีเมล

2.  รูปและของอีเมล  และอีเมลแอดเดรส

3.  ประเภทของอีเมล

4.  ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล

5.  การเขียนและการส่งจดหมาย

6.  องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

7.  การอ่านจดหมาย

8.  การตอบจดหมายกลับ

9.  การส่งต่อจดหมาย

10. การลบจดหมาย

11. การกู้จดหมายกลับคืน

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง

1.   อธิบายความหมายของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  และอีเมลแอดเดรสได้

2.   บอกองค์ประกอบในการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้

3.   อธิบายรูปแบบของโปรโตคอลแต่ชนิดที่ใช้ในการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้

4.   อธิบายรูปแบบของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  และอีเมลแอดเดรสได้

5.   อธิบายวิธีการสมัครเพื่อขอใชบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้

6.   สามารถรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้
                     ความสามารถของอินเทอร์เน็ตมีมากมาย โดยเฉพาะการบริการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอย่างหนึ่งคือ  การบริการด้านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  หรือ  E-mail  การส่งอีเมลไปยังผู้รับที่อยู่ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะเหมือนกับการส่งจดหมายทางไปรษณีย์  ถ้าต้องการที่จะส่งจดหมายไปหาใครก็ตาม  สิ่งที่เราต้องทราบคือ  ที่อยู่ของผู้รับจดหมายนั้น  แต่ไม่ใช่ที่อยู่ตามบ้านเลขที่ที่เราอยู่ตามทะเบียนบ้าน  ที่อยู่ในนี้หมายถึงที่อยู่ทางอินเทอร์เน็ตของผู้ใช้แต่ละคนที่เรียกว่า  อีเมลแอดเดรส  (E-mail  Address)  นั่นเอง

                อีเมล  (E-mail)  หรือ  จดหมายอิเล็กทรอนิกส์  (Electronic  Mail)  เป็นอีกรูปแบบของการบริการที่นิยมมากรองมาจากเวิลด์  ไวด์  เว็บ  ในอินเทอร์เน็ตปัจจุบัน  การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะแตกต่างจาการส่งจดหมายทางไปรษณีย์คือ  ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย  สะดวก  รวดเร็ว  การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะสามารถส่งได้ทั้งข้อความ  รูปภาพ  เสียง  ไฟล์วิดีโอ  แม้กระทั่งการส่งการ์ดในโอกาสต่าง ๆ

                การรับส่งอีเมลผ่านทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะประกอบด้วย  3  ส่วนหลัก  คือ

1.  เมลเซิร์ฟเวอร์  (Mail  Server)  คือ  เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายของผู้ให้บริการด้านอีเมลสำหรับเก็บอีเมล

2.  เมไคลเอนท์  (Mail  Client)  คือ  เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่ายของผู้ใช้บริการที่เป็นตัวเรียกอีเมลมาจากเมลเซิร์ฟเวอร์

3. โปรโตคอลสำหรับรับส่งเมล  คือ  ระเบียบวิธีที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้านอีเมล  บนระบบเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ต

รูปภาพ  โครงสร้างกระบวนการรับส่งอีเมล

โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล
          โปรโตคอลที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้านอีเมลบนระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ประกอบด้วย
SMTP
          SMTP (Simple Message Transfer Protocol) ทำหน้าที่ ส่งอีเมลจากเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้ส่งไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ จากกรณีตัวอย่างในการส่งและรับอีเมลระหว่างคุณกุลรพี (kulrapee@chaiyo.com) และคุณเพลงพิณ (pangpin@hotmail.com) ดังนี้
          1. คุณกุลรพี ต้องการส่งอีเมล โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการส่งที่เรียกว่า "เมลไคลเอนท์" เมื่อเขียนจดหมายพร้อมที่จะส่ง ต้องกำหนดชื่อผู้ส่งจดหมาย และชื่อผู้รับจดหมาย เมื่อได้ทำการคลิกเลือก ส่งจดหมาย ก็คือการสั่งให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมายให้
          2. เมลไคเอนท์ของคุณกุลรพี จะทำการสร้างทางเชื่อมต่อ แบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ที่เราได้ขอเป็นสมาชิกอยู่ คือ mail.chaiyo.com เมื่อเมลเซิร์ฟเวอร์ได้รับจดหมายก็จะจัดเก็บไว้ในคิวเพื่อทำการส่งต่อไป
          3. เมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณกุลรพี (mail.chaiyo.com) ก็จะสร้างการเชื่อมต่อแบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพลงพิณ (mail.hotmail.com) และจะทำการส่งข้อความในอีเมลระหว่างเมลเซิร์ฟเวอร์
          4. เมื่อเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพลงพิณ ได้รับอีเมลแล้วก็จะนำอีเมลนั้นจัดเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ (Mail Box) ของคุณเพลงพิณเพื่อรอการเปิดอ่านต่อไป
          5. เมื่อคุณเพลงพิณ ต้องการอ่านอีเมลก็จะทำการสั่งให้เมลไคลเอนท์ของตนเองทำการดึงอีเมลที่อยู่ในเมลบ็อกซ์มาอ่าน


POP
          กระบวนการส่งเมลจะสิ้นสุดเมื่อผู้ส่งสั่งให้เมลไคลเอนท์ส่งข้อมูลปไถึงเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับและอีเมลนั้นจุถูกจัดเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ของผู้รับที่เครื่องเมลเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้น เมื่อเราขอสมัครเป็นสมาชิกของเมลเซิร์ฟเวอร์ใดแล้ว เราจะได้พื้นที่ของเมลเซิร์ฟเวอร์เพื่อเป็นเมลบ็อกซ์ ของเราเมื่อต้องการอ่านจดหมายที่อยู่ในเมลบ็อกซ์ จะต้องทำการล็อกอินเข้าไป ดังนั้น เจ้าของเมลบ็อกซ์เท่านั้นจึงจะสามารถอ่านจดหมายในกล่องเลบ็อกซ์ได้ การอ่านจดหมายก็จะใช้โปรแกรมอ่านข้อความในจดหมาย และเมลไคลเอนท์ จะต้องใช้โปรโตคอล เช่น POP,IMAP เพื่อดึงอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์มาเก็บไว้ที่เครื่องไคลเอนท์ของผู้ใช้ เพื่ออ่านอีเมลที่มีผู้ส่งมาถึงต่อไป
          POP (Post Office Protocol) คือ โปรโตคอลที่ใช้สำหรับอ่านเมลในเมลบ็อกซ์ ซึ่งปัจจุบันใช้ POP เวอร์ชั่น 3 (POP3) การทำงานเริ่มจากไคลเอนท์สร้างการเชื่อมต่อแบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งในระหว่างการเชื่อมต่อจะมีขั้นตอนในการเชื่อมต่ออยู่ 3 ระยะ คือ
          ระยะที่1 เมื่อไคลเอนท์สร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ เมื่อผู้ใช้บริการต้องการที่จะรับส่งอีเมลก็ต้องทำการล็อกอิน คือ ชื่อผู้ใช้ (Username) และรหัสผ่าน (Password) เพื่อตรวจสอบสิทธิ์ของการใช้งานในเมลบ็อกซ์

E-mail address : ที่อยู่การส่ง E-mail

    
              * <user name> @ domain name
              * mailto:*sakda@kku.ac.th 
              * ต้องไม่มี  ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่,  เว้นวรรค  
  
  มีส่วนประกอบ 3 ส่วน
     - Username : ชื่อผู้ใช้
     - เครื่องหมาย : @  เรียกว่า assign  อ่านออกเสียงว่า “at”  
     - domain name : ชื่อสถานีรับ-ส่ง E-mail

ประเภทของอีเมล
                อีเมลได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นในการสื่อสารของโลกยุคปัจจุบัน  สำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเพราะสะดวก  ประหยัด  และรวดเร็ว  ดังนั้น  การให้บริการอีเมลจึงมีหลายรูปแบบ  ดังนี้

1.   อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต  คือ  อีเมลที่มาเมื่อเราสมัครเป็นสามาชิกของผู้ให้บริการด้านอินเทอร์เน็ต  (ISP  :  Internet  Service  Provider)  โดยการซื้อชั่วโมงการใช้อินเทอร์เน็ตเป็นบริการเพื่อเพิ่มเติมให้แก่ลูกค้า  และเป็นบริการที่จะสามารถติดต่อกับสมาชิกได้อย่างรวดเร็วสำหรับการใช้บริการอีเมลรูปแบบนี้มักจะเกิดปัญหาคือ  เมื่อเราเปลี่ยนการขอใช้บริการอินเทอร์เน็ตเป็นบริษัทอื่น  และขอปิดบัญชีการใช้บริการจากบริษัทเดิม  อีเมลที่ได้จดทะเบียนไว้กับบริษัทเดิมจะถูกยกเลิกทันที  หรือเมื่อระยะเลาในการให้บริการอินเทอร์เน็ตหมดลงอีเมลก็จะหมดอายุการใช้งานด้วย  ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอีเมลแอดเดรสบ่อยครั้ง  เหมือนกับคนที่ย้ายบ้านบ่อย ๆ  ถ้าไม่แจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ให้กับผู้ที่ติดต่อด้วยจะทำให้การติดต่อไม่สามารถทำได้  เมื่อมีผู้ส่งจดหมายมาตามที่อยู่เดิมจะทำให้ไม่ได้รับจดหมาย  และจดหมายจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเช่นเดียวกับระบบการสื่อสารโดยผ่านทางไปรษณีย์

2.   อีเมลจากองค์กร  เช่น  บริษัท  สถาบันการศึกษา  หน่วยงาน  หรือองค์กรต่าง ๆ  ซึ่งจะเป็นอีเมลที่ให้บริการเฉพาะกลุ่มบุคคลที่เป็นสมาชิกอยู่ภายใต้องค์กรนั้น ๆ  เช่น  kulrapee@nvc-korat.ac.th  โดยที่อยู่  nvc-korat.ac.th  คือ  ชื่อโดเมนเนมของวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมาซึ่งสมาชิกคือ  บุคลากรภายในวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมา  เท่านั้น

3.   อีเมลฟรี  คือ  เว็บไซต์ที่ให้บริการรับส่งจดหมายบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตโดยไม่จำกัดกลุ่มบุคคล  ซึ่งใครที่ต้องการใช้บริการก็สามารถที่จะเข้ามาลงทะเบียนเป็นสมาชิกเพื่อขออีเมลแอดเดรสได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ  เมื่อได้รับการลงทะเบียนสมาชิกของอีเมลนั้นแล้วก็จะได้รับพื้นที่ของเมลบ็อกซ์เพื่อจัดเก็บจดหมาย  ซึ่งมีเว็บไซต์มากมายที่ให้บริการอีเมลฟรีแต่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ต  เช่น
www.hotmail.com
www.thaimail.com
www.chaiyo.com   www.siammail.com
www.yahoo.com     www.thaibuz.com

การใช้บริการอีเมลสามารถติดต่อสื่อสารได้กับทุกคนทั่วโลก  นอกจากการสื่อสารผ่านทางข้อความแล้ว  ยังสามารถแนบไฟล์ข้อมูลอื่น ๆ  ไปได้ด้วย  เช่น  รูปภาพ  เสียง  ภาพเคลื่อนไหว  การ์ดอวยพร  หรือ  ไฟล์วิดีโอ  ทำให้ประหยัดเพราะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ  รวดเร็ว  และการส่งอีเมลสามารถส่งจดหมายฉบับเดียวกันไปยังบุคคลได้หลาย ๆ  คน  ในเวลาเดียวกัน

ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล
          มีเว็บไซต์หลาย ๆ  เว็บไซต์ที่เปิดบริการเมลเซิร์ฟเวอร์  เพื่อให้บริการด้านอีเมลแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ตทั่ว ๆ  ไป  ซึ่งเป็นอีเมลฟรี  โดยให้ผู้ใช้เลือกใช้บริการได้  แต่ละคนสามารถที่จะมีอีเมลแอดเดรสของตนเองได้ไม่เกินกว่า  1  อีเมลแอดเดรส  โดยมีขั้นตอนในการสมัครขอใช้บริการอีเมลฟรีจาก  www.yohoo.com  ซึ่งสามารถสมัครได้ดังต่อไปนี้

1.  พิมพ์  www.yahoo.com  กด  Enter  เพื่อเข้าสู่เว็บไซต์ของ  www.yahoo.com

2.  คลิกเลือกที่เมนู  Web

3.  คลิกเลือก  Sign  Up  Now  จะแสดงรูปแบบการใช้บริการอีเมลที่เว็บไซต์นี้มีให้บริการโดยมีทั้งเป็นบริการอีเมลฟรี  และเป็นบริการอีเมลที่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

4.   คลิกเลือก  Sign  Up  for  Yahoo!  Mail  เพื่อขอใช้บริการอีเมลฟรี

5.   กรอกรายละเอียดของผู้ขอใช้บริการเพื่อลงทะเบียนสมาชิก  โดยแบ่งออกเป็น  5  ส่วนดังรายละเอียด  ดังนี้

ส่วนที่1.  Create  Your!  ID

1.   First  Name                  :  ชื่อ

2.   Last  Name                  :  นามสกุล

3.   Perferred  content      :  เลือก  Yahoo!  U.S.

4.   Gender                          :  เพศ

5.   Yahoo!  ID                  :  ชื่อผู้ใช้บริการ  (Username)

 6.   Check  Availability  of  This  ID  :  คลิกเพื่อตรวจสอบชื่อผู้ใช้บริการว่าชื่อนี้มีอยู่ในทะเบียนสมาชิกหรือยัง  ถ้ามีแล้วเว็บไซต์จะแสดงชื่ออื่นมาให้เลือก  โดยจะนำมาจากชื่อและนามสกุลของผู้ขอใช้บริการ  หรือให้ตั้งชื่อใหม่  เช่น

 

หมายเลข 13.  Create  Hyperlink   การสร้างการเชื่อมโยง  (Link)

หมายเลข 14.  Align  Text               การจัดรูปแบบการพิมพ์  เช่น  กึ่งกลาง  ชิดซ้าย  ชิดขาว

หมายเลข 15.  List   การเลือกหัวข้อ  แบ่งออกเป็น

                Numbered  List    :  หัวข้อเป็นรูปแบบของตัวเลข

                Bulleted  List       :  หัวข้อเป็นรูปแบบของสัญลักษณ์

หมายเลข 16.  Decrease  Indent     การลดย่อหน้า

หมายเลข 17.  Increase  Indent       การเพิ่มย่อหน้า

หมายเลข 18.  Apply  Stationery   การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของการใช้อีเมล

คำสั่งสำหรับการส่งจดหมาย
ส่วนที่ 1  คำสั่งที่ใช้สำหรับการส่งจดหมาย
               Send             :  คำสั่งเพื่อให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมาย
               Save  as  draft  :  บันทึกจดหมายเป็นสำเนาเก็บไว้เพื่อสามารถตรวจสอบจดหมายภายหลังได้
                Cancel     :  ยกเลิกการส่งจดหมาย
ส่วนที่ 2  Use  my  signature
    เปรียบเสมือนกับการเขียนจดหมายด้วยกระดาษพร้อมทั้งเซ็นลายมือชื่อกำกับไปในจดหมายด้วย  เพื่อป้องกันการปลอมแปลงจดหมาย
    เมื่อได้จัดส่งจดหมายให้เรียบร้อยแล้ว  Yahoo!  Mail  จะแจ้งให้ผู้ขอใช้บริการทราบทันที เพื่อจะได้ทราบว่าจดหมายที่ถูกส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับแล้ว  หรือมีปัญหาในการส่งจดหมายเกิดขึ้น
    เมื่อจดหมายที่ส่งไปแล้วไม่สามารถที่จะส่งไปถึงมือผู้รับได้ เช่น  กรณีที่ที่อยู่ของผู้รับไม่ถูกต้อง  จะแจ้งการตีกลับของจดหมายมายังผู้ส่ง

องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย
เมนูหลัก  ประกอบด้วย  4  เมนู  ดังต่อไปนี้
Mail

1.  Inbox     :  กล่องจดหมายเข้า

จะแสดงจดหมายที่มีอยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมด  โดยจะจัดเรียงตามวันที่ของจดหมายที่เข้ามา

2. Sent        :  กล่องจดหมายออกจะแสดงจดหมายที่ได้เขียนแบะส่งออกไปยังผู้รับ  โดยจะจัดเรียงตามลำดับของการส่งจดหมายออกก่อนหลัง

 

1.  Draft      :  กล่องเก็บสำเนาจดหมาย

ในบางครั้งเมื่อส่งจดหมายออกไปแล้งต้องการที่จะเก็บจดหมายไว้เพื่ออ่าน หรือเพื่อดูว่าได้ส่งจดหมายไปยังใครบ้าง หรือเมื่อต้องการที่จะส่งจดหมายฉบับเดิมอีกก็จะไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนจดหมายใหม่  สามารถนำจดหมายที่อยู่ในกล่องเก็บสำเนาจดหมายมาใช้ส่งต่อไปยังผู้รับได้เลย  เช่นเดียวกับวิธีของงานธุรการด้านเอกสารที่เมื่อได้ทำหนังสือของหน่วยงานส่งออกไปยังหน่วยงานอื่น ๆ  แล้ว  จำเป็นที่จะต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อที่จะสามารถกลับมาตรวจสอบการส่งจดหมาย  หรือเพื่อที่จะสามารถค้นหาเอกสารที่ได้ทำการส่งไปแล้วในภายหลังได้

2.  Trash     ;  ถังขยะ

เมื่อเราได้อ่านจดหมายจากกล่องจดหมายเข้าเรียบร้อยแล้ว  ก็ควรจะลบจดหมายฉบับนั้นออก  เพราะการสมัครอีเมลฟรีนั้น  เมลเซิร์ฟเวอร์จะให้พื้นที่ในการเก็บจดหมายจำนวนไม่มากนัก  เช่น  10  MB,  5  MB,  2  MB  เป็นต้น ดังนั้น ถ้าภายในกล่องจดหมายเราเก็บจดหมายไว้มาก จะทำให้พื้นที่ของกล่องจดหมายเต็มแล้วจะไม่สามารถ รับจดหมายอื่น ๆ ที่จะเข้ามาใหม่ได้อีก  เพราะกล่องรับจดหมายเต็มแล้ว

Addresses
     Addresses  คือ  การบันทึกอีเมลแอดเดรสของบุคคลต่าง ๆ  ไว้ในเมลบ็อกซ์เช่นเดียวกับการบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนไว้ในเครื่องโทรศัพท์มือถือ เพื่อสะดวกในการสื่อสารกันในครั้งต่อไป ซึ่งเราจะไม่ต้องพิมพ์อีเมลแอดเดรสของบุคคลนั้นอีก เพียงแต่เปิดเมนูแอดเดรสขึ้นมาแล้วจะสามารถเลือกที่อยู่ของบุคคลที่ต้องการเขียนจดหมายไปถึงได้ทันที
    เมื่อเราส่งจดหมาย  จะสามารถกำหนดให้บันทึกอีเมลแอดเดรสที่ได้ส่งจดหมายออกไปนั้นเก็บไว้ใน  Addresses  ได้ทันที  เพียงแค่เลือกคลิกที่  Add  to  Address  Book
โดยสามารถกำหนดได้ตามขั้นตอน  ดังต่อไปนี้

1. เมื่อกำหนดให้ส่งจดหมายจากเมลไคลเอนท์เรียบร้อยแล้ว  จะแสดงชื่อของอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการส่งจดหมายไปให้  เพื่อแจ้งผลของการส่งว่าได้สามารถจัดส่งจดหมายจากเมลไคลเอนท์ของผู้ส่งไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับเรียบร้อยแล้ว

2. ถ้าต้องการบันทึกอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการจัดส่งจดหมายเรียบร้อยแล้ว  จะมีเมนูคำสั่งให้เลือกอยู่ด้านล่างว่า  “Add  to  Address  Book”  ให้ทำการคลิกได้เลย

3. จะปรากฏหน้าต่างสำหรับให้กำหนดรายละเอียดของเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ต้องการบันทึกไว้  ดังนี้

First  Name       :  ชื่อ

Last  Name        :  นามสกุล

Nickname          :  ชื่อเล่น

4.  จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายละเอียดของอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว

5.  โดยจะมีปุ่มคำสั่งให้สามารถเลือกการทำงานได้  ดังต่อไปนี้

Delete :  ลบอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกแล้ว

Send   Mail  :  เมื่อต้องการส่งจดหมาย  โดยเลือกที่อยู่จากอีเมลแอดเดรสที่ได้บันทึกไว้

Move  to  Category…:  จัดกลุ่มของอีเมลแอดเดรส

1. การจัดกลุ่มของอีเมลแอดเดรส  เมื่อคลิกที่  Move  to  Category…

เลือกคลิกที่  [New  Category]  และกำหนดชื่อของโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมลแอดเดรสพร้อมทั้งเลือกชื่อเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ได้บันทึกรายละเอียดไว้เรียบร้อยแล้ว เพื่อนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ได้กำหนดขึ้นจาก  Selected  Contacts  :

เมื่อกำหนดทั้งโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมลแอดเดรส  และเลือกชื่อเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ต้องการจัดเก็บแล้ว  ให้คลิกเลือกที่  Move  Contacts  เพื่อทำการบันทึกต่อไป

ถ้ากำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว  แต่ไม่ต้องการจัดเก็บ  ให้คลิกที่  Cancel  เพื่อยกเลิกการทำงาน

Calendar
    Calendar  คือ  ปฏิทินสำหรับการบันทึกตารางการปฏิบัติงาน  โดยจัดแบ่งเป็นวัน  สัปดาห์  เดือน  ปี  และเรียงตามเหตุการณ์  เพื่อช่ยให้สะดวกในการค้นหา
Notepad
     Notepad  เปรียบเสมือนสมุดบันทึกช่วยจำ  โดยให้พิมพ์ข้อความต่าง ๆ  ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ในโฟลเดอร์  และเราสามารถที่จะเปิดออกมาอ่านเมื่อใดก็ได้  โดยกำหนดการบันทึกได้  ดังต่อไปนี้

1.   เลือกเมนู  Notepad

2.   พิมพ์ข้อความที่ต้องการบันทึกในช่อง  Notes

3.   ถ้ายังไม่มีโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บ  ให้คลิกเลือกที่  Save  and  Add  Another  จะปรากฏข้อความเพื่อให้กำหนดชื่อของโฟลเดอร์ใหม่

4.  ถ้าได้กำหนดโฟลเดอร์ไว้แล้วจะสามารถเลือกชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บจากช่อง  Folder  ได้ทันที

5.  แสดงรายการที่ได้บันทึกไว้ใน  Notepad

6.  ถ้าต้องการเพิ่มบันทึกข้อความ  ให้เลือกที่  Add  Note

7.  ถ้าต้องการเพิ่มโฟลเดอร์  ให้เลือกที่  Add  Folder

8.  เมื่อต้องการที่จะอ่านบันทึกข้อความเรื่องใด  ให้คลิกที่เรื่องนั้น  จะปรากฏเนื้อหาของข้อความทั้งหมดออกมา

9. แต่ถ้าต้องการลบบันทึกข้อความเรื่องใด  ให้คลิกเลือกที่ช่องด้านหน้าข้อความนั้น   จะปรากฏเครื่องหมาย  R  แล้วให้คลิกเลือกที่  Delete  จะได้ทำการลบบันทึกข้อความที่เลือกนั้นทันที

การอ่านจดหมาย

          ภายในกล่องจดหมายเข้า  (Inbox)  จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายในกล่องเก็บจดหมายนี้  เมื่อเราคลิกเลือกที่  Inbox  หรือ  Check  Mail  จะปรากฏรายการของจดหมายที่มีอยู่  ถ้าเราต้องการที่จะอ่านจดหมาย

Delete   :  ลบอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกแล้ว

Send   Mail   :  เมื่อต้องการส่งจดหมาย  โดยเลือกที่อยู่จากอีเมลแอดเดรสที่ได้บันทึกไว้

Move  to  Category…:  จัดกลุ่มของอีเมลแอดเดรส

1. การจัดกลุ่มของอีเมลแอดเดรส เมื่อคลิกที่ Move to Category…

เลือกคลิกที่  [New  Category]  และกำหนดชื่อของโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมลแอดเดรสพร้อมทั้งเลือกชื่อเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ได้บันทึกรายละเอียดไว้เรียบร้อยแล้ว  เพื่อนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ได้กำหนดขึ้นจาก  Selected  Contacts  :

เมื่อกำหนดทั้งโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมลแอดเดรส  และเลือกชื่อเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ต้องการจัดเก็บแล้ว  ให้คลิกเลือกที่  Move  Contacts  เพื่อทำการบันทึกต่อไป

ถ้ากำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว  แต่ไม่ต้องการจัดเก็บ  ให้คลิกที่  Cancel  เพื่อยกเลิกการทำงาน

Calendar
                Calendar  คือ  ปฏิทินสำหรับการบันทึกตารางการปฏิบัติงาน  โดยจัดแบ่งเป็นวัน  สัปดาห์  เดือน  ปี  และเรียงตามเหตุการณ์  เพื่อช่ยให้สะดวกในการค้นหา
Notepad
                Notepad  เปรียบเสมือนสมุดบันทึกช่วยจำ  โดยให้พิมพ์ข้อความต่าง ๆ  ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ในโฟลเดอร์  และเราสามารถที่จะเปิดออกมาอ่านเมื่อใดก็ได้  โดยกำหนดการบันทึกได้  ดังต่อไปนี้

1. เลือกเมนู  Notepad

2. พิมพ์ข้อความที่ต้องการบันทึกในช่อง  Notes

3. ถ้ายังไม่มีโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บ  ให้คลิกเลือกที่  Save  and  Add  Another  จะปรากฏข้อความเพื่อให้กำหนดชื่อของโฟลเดอร์ใหม่

4.  ถ้าได้กำหนดโฟลเดอร์ไว้แล้วจะสามารถเลือกชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บจากช่อง  Folder  ได้ทันที

5.  แสดงรายการที่ได้บันทึกไว้ใน  Notepad

6.  ถ้าต้องการเพิ่มบันทึกข้อความ  ให้เลือกที่  Add  Note

7.  ถ้าต้องการเพิ่มโฟลเดอร์  ให้เลือกที่  Add  Folder

8.  เมื่อต้องการที่จะอ่านบันทึกข้อความเรื่องใด  ให้คลิกที่เรื่องนั้น  จะปรากฏเนื้อหาของข้อความทั้งหมดออกมา

9. แต่ถ้าต้องการลบบันทึกข้อความเรื่องใด  ให้คลิกเลือกที่ช่องด้านหน้าข้อความนั้น   จะปรากฏเครื่องหมาย  R  แล้วให้คลิกเลือกที่  Delete  จะได้ทำการลบบันทึกข้อความที่เลือกนั้นทันที

การอ่านจดหมาย
          ภายในกล่องจดหมายเข้า  (Inbox)  จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายในกล่องเก็บจดหมายนี้ เมื่อเราคลิกเลือกที่  Inbox หรือ Check Mail จะปรากฏรายการของจดหมายที่มีอยู่  ถ้าเราต้องการที่จะอ่านจดหมาย
เมื่อได้อ่านจดหมายแล้ว  และถ้าไม่ต้องการเก็บจดหมายฉบับนี้ไว้อ่านอีก  เราก็จะทำการลบจดหมายฉบับนั้นทิ้ง เพราะ  การใช้งานในอีเมลนั้นเราจะได้รับเนื้อที่จากเมลเซิร์ฟเวอร์ในการเก็บจดหมายจำนวนจำกัด ขึ้นอยู่กับแต่ละเมลเซิร์ฟเวอร์จะกำหนด  ดังนั้น ถ้าเราเก็บจดหมายทุกฉบับไว้ก็จะทำให้ตู้เก็บจดหมายของเราเต็มได้ หรือจำนวนจดหมายที่มากเกินไปเมื่อเราต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับเก่าอาจต้องใช้เวลานานในการค้นหาจดหมายฉบับนั้น ดังนั้น เราจึงต้องทำการลบจดหมายที่ไม่ต้องการทิ้งไปจากกล่องเก็บจดหมายของเรา
  ซึ่งวิธีในการลบจดหมายทิ้งสามารถทำได้ ดังนี้ 

1.คลิกไปที่กล่องจดหมายเข้า  (Inbox)  เพื่อให้รายการของจดหมายที่อยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมดออกมา
2.เมื่อต้องการลบจดหมายฉบับใดให้คลิกที่กรอบสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าจดหมายแต่ละฉบับจะเกิดสัญลักษณ์  R

3.ให้คลิกเลือกปุ่มคำสั่งDeleteเพื่อสั่งให้ลบจดหมายออกจากกล่องจดหมาย

4.จะแสดงข้อความเพื่อให้ยืนยันความต้องการที่จะลบจดหมายออกจากกล่องเก็บจดหมายเมื่อต้องการที่จะลบจดหมายฉบับนั้นจริงให้คลิกเลือกที่ปุ่ม  Deleteแต่ถ้ายังไม่ต้องการลบจดหมายออกให้คลิกที่ปุ่ม  Don’t Delete แล้วจดหมายจะไม่ถูกลบออกจากกล่องเก็บจดหมายเพียงทำตามขั้นตอนดังกล่าวแล้วจะทำให้เราสามารถลบจดหมายที่ไม่ต้องการออกจากกล่องเก็บจดหมายได้แต่การลบจดหมายนั้น จดหมายที่ถูกทำการลบออกไปแล้วจะยังไม่ถูกลบออกไปจากหน่วยความจำอย่างแท้จริงแต่จะถูกนำไปทิ้งไว้ที่ถังขยะ(Trash)เช่นเดียวกับการลบไฟล์ต่าง ๆ  ของ  Microsoft  Windows  ที่จะนำไฟล์ที่ถูกลบไปเก็บไว้ที่    
ซึ่งจะสามารถกู้จดหมายที่ถูกลบไปแล้วกลับคืนมาได้

การกู้จดหมายกลับคืน
     การกู้จดหมายกลับคืนสามารถทำได้  ดังต่อไปนี้

1. คลิกที่  Trash

2. คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการกู้กลับคืน

3. คลิกที่ Move เพื่อกำหนดสถานที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะ (Trash)ไปเก็บไว้

1. [New Folder] ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ต้องการจะเก็บจดหมาย  หรือ

2. Inboxให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้าหรือถ้าได้มีการสร้างโฟลเดอร์ไว้แล้ว จะแสดงชื่อของโฟลเดอร์นั้นออกมาแสดงเพื่อให้เราเลือก

4.แต่ถ้าต้องการลบจดหมายฉบับนี้ออกจากถังขยะ (Trashก็เพียงแต่คลิกเลือกจดหมายแล้วให้คลิกที่ Delete จะเป็นการลบจดหมายออกจากถังขยะ (Trash)ทันทีและจะไม่สามารถกู้จดหมายกลับคืนได้อีกต่อไป

แสดงจดหมายที่ถูกกู้กลับคืนแล้วนำไปเก็บไว้ที่กล่องจดหมายเข้า  (Inbox)